Politique de confidentialité

Généralités

À l’Institut des communications et de la publicité (ICP), nous nous engageons à recueillir, à utiliser et à communiquer vos renseignements personnels de façon responsable et à maintenir l’exactitude, la confidentialité et la sécurité de ces renseignements. Nous avons désigné un agent de la protection de la vie privée et nous nous conformons à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.

Nous entendons par « renseignements personnels » toute information portant sur une personne indentifiable, y compris toute information sur un client ou sur un membre, qui porte sur l’utilisation des services de l’ICP, des cartes de crédit et des achats, que cette information soit fournie par écrit, verbalement ou électroniquement. Les renseignements personnels n’incluent pas l’information sur les contacts d’affaires ou l’information accessible au public, telle que le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse électronique des clients ou des membres lorsque ces renseignements sont publiés dans un annuaire ou dans toute autre source semblable.

Nous conservons les renseignements personnels dans un environnement sécurisé et utilisons des techniques et des procédures de sauvegarde raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol et l’accès ou la divulgation non autorisés.

De plus, nous reconnaissons et respectons l’importance que revêt pour nos membres la confidentialité d’information sensible telle que la recherche d’agences et les appels d’offres compétitifs.

De l’information détaillée sur les renseignements personnels en lien avec les cours et les ateliers de perfectionnement professionnel de l’ICP figure ci-dessous, dans la Politique de confidentialité de notre Service de formation.

Pour toute question ou pour tout commentaire au sujet de nos pratiques de protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec :

L’Institut des communications et de la publicité
2300 Yonge Street
Suite 500, Box 2350
Toronto, Ontario
M4P 1E4
Tél. : 416 482-1396, poste 231
Téléc. : 416 482-1856
Numéro sans frais : 1 800 567-7422
Envoyez-nous un courriel.

 

Politique de confidentialité du Service de formation

Conformément à la législation relative à la protection de la vie privée en vigueur, l’ICP s’engage à protéger la confidentialité de vos renseignements personnels. Si vous êtes inscrit à l’un de nos programmes de formation, la protection de vos renseignements personnels est assurée comme suit :

Collecte de renseignements personnels

Nous limitons la collecte de renseignements personnels à toute information que vous nous fournirez et qui est nécessaire à la prestation des cours dans un environnement convenable. L’information que nous vous demanderons de nous fournir est la suivante :

• Numéros de téléphone (domicile, travail et/ou cellulaire)
• Adresses de courrier électronique
• Adresse personnelle
• Information sur la carte de crédit ou sur les chèques
• Toute information jugée nécessaire pour administrer votre programme (susceptible d’inclure des renseignements sur des allergies, des restrictions alimentaires ou toute autre restriction médicale relative aux repas qui seront servis au cours de la session, à l’aménagement physique des lieux où se donneront les cours, etc.)

Nous avons besoin de cette information pour traiter votre inscription, pour nous permettre d’administrer les cours et pour connaître le nom des personnes à contacter en cas d’urgence.

Tout renseignement que vous fournirez sur votre demande d’inscription à un cours est jugée avoir été fournie avec votre consentement. Nous avons besoin de cette information pour créer un dossier de l’étudiant et pour déterminer votre admission et/ou votre admissibilité de même que pour administrer le programme auquel vous vous êtes inscrit. Cette information est également utilisée pour remplir notre obligation de présenter un rapport conformément à la loi au gouvernement fédéral lors de la préparation de documents à des fins fiscales.

Utilisation de vos renseignements personnels

Ceux qui ont accès aux renseignements personnels que vous avez inscrits sur votre demande d’admission sont la directrice et/ou le(s) administrateur(s) de la formation, notre personnel comptable et dans une certaine mesure, votre professeur ou tout autre employé de l’ICP qui a besoin de cette information dans le cadre de ses fonctions. Des tiers, agissant au nom de l’ICP, auront également accès à cette information s’ils en ont besoin dans le cadre de la prestation des cours. Par exemple, si vous payez vos frais d’inscription à l’aide d’une carte de crédit, le tiers traitant la carte de crédit recevra l’information nécessaire au traitement du paiement. Si vous avez des restrictions alimentaires, le tiers assurant la préparation des repas en sera informé.

Nous pourrons utiliser vos renseignements personnels pour communiquer avec vous afin de connaître vos commentaires sur le cours suivi ou pour d’autres offres de cours de l’ICP.

Si vous souhaitez ne pas être contacté, vous avez la possibilité de refuser sur votre formulaire d’inscription ou en communiquant avec l’agent de la protection de la vie privée de l’ICP.

On peut vous demander d’échanger votre numéro de téléphone avec d’autres étudiants en vue de faciliter les rencontres à l’extérieur des heures de classe ou pour faire des travaux d’équipe. Nous ne communiquerons pas votre numéro de téléphone sans votre consentement; nous communiquerons seulement le(s) numéro(s) que vous nous aurez autorisés à divulguer.

Communication de vos renseignements personnels

Nous avons choisi de ne pas fournir vos renseignements personnels à des tiers, y compris à d’autres étudiants et à votre employeur, sans votre consentement écrit, à l’exception de ce qui est requis ou permis par la législation actuelle relative à la protection de la vie privée ou de ce qui y est décrit.

Stockage et protection

Votre information sera stockée dans des dossiers papier sécurisés [dans les bureaux du Service de formation et s’il y a lieu, dans les archives de l’ICP situées hors site] et dans des fichiers informatiques protégés par mot de passe et par un pare-feu. L’information que nous stockerons comprend tout renseignement personnel que vous nous aurez fourni de même que la confirmation du paiement, le parachèvement du programme, les notes et autres détails qui constitueront votre dossier scolaire complet. Ce dossier sera conservé pendant 7 ans; par la suite, un enregistrement de vos nom, programme et notes seront conservés au Service de formation de l’ICP, dans des dossiers papier sécurisés et dans des fichiers informatiques protégés par mot de passe et par un pare-feu.

Accès à vos renseignements personnels

Si vous souhaitez avoir accès à vos renseignements personnels pour les revoir, les corriger ou les contester, vous devez communiquer par écrit avec l’agent de la protection de la vie privée de l’ICP (les télécopies et les courriers électroniques sont acceptés).

Vous pouvez également demander à ce que la vérification de votre présence aux cours ou vos notes soient accessibles à un tiers tel qu’un employeur ou une maison d’enseignement. Cette information ne sera fournie qu’avec une autorisation écrite de votre part.

Si vous souhaitez avoir accès à votre dossier scolaire, veuillez remplir le Formulaire de demande d’accès à vos renseignements personnels.

Si vous souhaitez fournir de l’information sur votre dossier scolaire à un tiers (autre qu’une maison d’enseignement ou un employeur actuel ou éventuel), vous devrez fournir une autorisation écrite à la directrice de la formation, dans la section « Communication de renseignements à des tiers » du Formulaire de demande d’accès à vos renseignements personnels.

Si vous faites une demande de renseignements au sujet du dossier scolaire d’un autre étudiant, nous ne communiquerons AUCUN renseignement sans le consentement écrit de cette personne. Sans un consentement préalable, nous ne vérifierons ni ne communiquerons à qui que ce soit l’inscription, la présence, le parachèvement de tout programme ou les notes. Cela s’applique également aux employeurs actuels.

La présente politique peut être modifiée en tout temps. Pour confirmer la plus récente version, communiquez avec la directrice de la formation.
(La présente version est en date du 12 septembre 2005).